Informations pratiques

Les organisateurs de la conférence négocient actuellement un tarif avantageux auprès des compagnies aériennes. Nous vous invitons dès lors à ne pas encore réserver vos billets d’avion. Nous vous tiendrons informés des résultats de cette négociation dans les plus brefs délais. 

 

Merci pour votre compréhension.


 

Dates

6-10 mars  2023

 

Dates importantes

31 mai 2022                 date limite de soumission des résumés des participants demandant un soutien financier pour participer à l’événement
30 juin 2022                 date limite pour la soumission générale des abstracts
30 juin 2022                 date limite d’inscription anticipée (400 USD)
30 novembre 2022      date limite d’inscription (450 USD)
 

Lieu

Centre de Surveillance de la Biodiversité (CSB), Faculté des Sciences – Université de Kisangani (UNIKIS), Kisangani, Province de la Tshopo, RD Congo.

Langues

La conférence se déroulera en anglais et en français.  Les présentations en anglais auront des diapositives en français et vice versa. La traduction simultanée ne sera pas disponible.
 
 

Comment demander une bourse pour participer à la conférence ?

Des bourses pour participer à la conférence seront disponibles pour couvrir les frais d’inscription, les frais de voyage, l’hébergement et une indemnité journalière (per diem) modérée. Seul les candidats des pays du bassin du Congo et des pays adjacents sont éligibles.Les candidats devront soumettre un résumé pour une présentation orale ou poster sur l’un des thèmes de la conférence avant le 31 mai 2022. Les candidats retenus seront informés à la fin du mois d’août.

Inscription

Frais d’inscription :

– gratuit

  •  pour les participants africains, résidant en Afrique, dont le résumé (présentation orale ou poster) a été accepté par le comité scientifique.
  •  pour les participants locaux qui souhaitent assister aux sessions sans avoir soumis de résumés ou sans résumé accepté. Ils sont également priés de s’inscrire, mais ils n’auront pas accès aux rafraîchissements et repas gratuits.

– 50   USD pour les participants africains, résidant en Afrique, n’ayant pas soumis de résumé, ou dont le résumé n’a pas été retenu par le comité scientifique
– 400 USD (inscription anticipée)
– 300 USD (inscription anticipée pour les étudiants)
– 450 USD (inscription complète)
– 350 USD (inscription pour les étudiants)

Les modalités de paiement seront communiquées après l’inscription.
Une facture sera émise pour les inscriptions payées.
Les frais d’inscription couvrent un carnet du programme, un badge d’entrée, les rafraîchissements, les déjeuners et le transport local entre l’hébergement et la conférence.

Attention: veuillez bien respecter l’ordre de vos noms comme indiqué sur votre passeport ou autre pièce d’identité.

Il n’y aura pas d’invitations personnelles en version papier.

Une invitation officielle à des fins administratives ou de visa sera envoyée aux participants dont la participation est confirmée par le comité scientifique et pour lesquels le paiement (le cas échéant) a été reçu.

Seules les annulations envoyées à congobiodiv23orgcom[@]naturalsciences.be avant le 1er décembre 2022 donneront lieu à un remboursement.

Le comité d’organisation se réserve le droit de déplacer ou d’annuler la conférence, ou de réaffecter tout ou partie des présentations à des sessions en ligne en cas de circonstances particulières.

 

Voyage et hébergement

Pour le moment, il n’y a pas de vols directs vers Kisangani depuis l’étranger.
Les vols intérieurs depuis Kinshasa ou Goma coûtent environ 350 USD, et environ 680 USD depuis Lubumbashi , taxes comprises.  Les modalités d’achat des billets pour les vols intérieurs seront communiquées ultérieurement.

Les voyageurs doivent présenter une lettre d’invitation officielle de l’Université de Kisangani lors de la demande de visa. L’invitation officielle sera envoyée aux participants dont la participation est confirmée par le comité scientifique et pour lesquels le paiement (le cas échéant) a été reçu. Cette lettre n’implique aucune obligation financière de la part des organisateurs de la conférence. Veuillez vérifier les exigences en matière de visa auprès de l’ambassade du Congo de votre pays de résidence.

Les mises à jour sur les tests Covid et autres mesures Covid pour les voyageurs peuvent être consultées ici ou sur les plateformes d’information de votre pays de résidence.

En cas d’escale avec nuit à Kinshasa ou à Goma, les transports de et vers l’aéroport  seront organisés (120- 200 USD). Une personne de contact locale sera disponible. Le transport de et vers l’aéroport de Kisangani sera organisé gratuitement.

L’organisateur se chargera de réserver votre logement à Kisangani  (chambre d’hôtel).  Les prix seront d’environ 60 USD par nuit et par personne, petit-déjeuner inclus. Les demandes pour être logé dans le même hôtel seront satisfaites dans la mesure du possible.

Les déjeuners et les rafraîchissements seront fournis pendant les jours de conférence.  Les dépenses pour les dîners varient de 5 à 25 USD dans les hôtels ou les restaurants voisins.

Vaccination

Pour les participants venant de l’étranger, une pré-vaccination contre la fièvre jaune est obligatoire, sinon l’entrée dans le pays vous sera refusée. La vaccination doit être effectuée dans un centre agréé (hôpital, centre de médecine tropicale) autorisé à fournir le vaccin et à délivrer le carnet international de vaccination. Celui-ci doit être présenté aux autorités de contrôle sanitaire à l’aéroport, tant à l’entrée qu’à la sortie. Les vaccinations contre la fièvre typhoïde, le tétanos (associé à la polio et à la diphtérie), l’hépatite A et l’hépatite B ainsi que la méningite sont recommandées mais non obligatoires.

En l’absence de vaccin contre le paludisme, il est fortement recommandé aux voyageurs de prendre un traitement antipaludique avant, pendant et après leur séjour en RD Congo.

Frais administratifs supplémentaires

Veuillez bien consulter le site web de l’ambassade de la RD Congo dans votre pays de résidence.  Il se peut que vous ayez besoin d’un document, l’Engagement de Prise en Charge, de la Direction Générale de Migration (DGM), que l’UNIKIS, via le CSB, peut vous fournir. Ce document coûte 80 USD par personne.  

Ce document de la DGM est lié à l’invitation légalisée dont vous aurez également besoin pour votre demande de visa. Cette invitation coûte 20 USD par document, mais elle peut être établie pour plusieurs personnes à la fois.  En cas de besoin, l’UNIKIS, via le CSB, vous fournira cette invitation .

Veuillez donc bien tenir compte d’un coût additionnel de 20 à 100 USD, selon votre cas. Le CSB avancera ces frais, mais il faudra que vous remboursiez ces dépenses après votre arrivée à Kisangani. 

De plus, pour les participants qui arrivent à Kisangani pour la première fois, il y a une fiche à remplir à la DGM à l’aéroport, moyennant le paiement de 20 USD par personne (à payer vous-même à l’arrivée).  

Activités en dehors de la conférence

Bien que le centre ville de Kisangani soit généralement sûr, il n’est pas recommandé de sortir après la tombée de la nuit. Comme les invitations fournies ne concernent que la participation à la conférence, il n’est pas permis de prolonger votre séjour à des fins touristiques ou scientifiques ou de quitter le centre-ville pendant la conférence. La possibilité de visiter la Réserve de Biosphère de Yangambi est actuellement examinée. Les coûts et les modalités seront communiqués à une date ultérieure.

Selon la loi nationale actuelle et les protocoles internationaux (CITES, Nagoya, …) il n’est pas permis d’exporter du matériel biologique hors de la RDC sans autorisation et documentation officielle.